Prenumerera på nyhetsbrev från e-Avrop

JULI 2017 - Ny version av e-Avrop!

Nyhetsbrev från e-Avrop

Juli 2017

Halva året har gått och vi på e-Avrop lanserar kommande helg den största uppdateringen av e-Avrops användargränssnitt någonsin. Detta innebär att tjänsten sporadiskt kommer att vara otillgänglig lördagen den 8 juli och söndagen den 9 juli, dock inte under några längre perioder.

Självklart har vi gått varligt fram så att allt ska kännas bekant för erfarna användare. Alla funktioner finns kvar där du är van vid att hitta dem.


Vad är nytt?

Nya e-Avrop

 

  • Ny hemsida med information om e-Avrop och våra tjänster.
  • Ny inloggningssida – spara gärna som bokmärke för att snabbt kunna logga in i e-Avrop.
  • Checklistans utseende har förbättrats för att vara ännu tydligare.
  • Brickor som lyser upp när man får nya meddelanden.
  • Verktygstips på alla knappar och symboler som beskriver funktionen eller betydelsen när man för muspekaren över knappen/symbolen.
  • Förbättrat användande av färger vilket gör det visuella intrycket mer vilsamt samtidigt som tillgängligheten förbättras.
  • Uppdaterade ikoner.
  • Tydligare logik för datumhantering.

 

ESPD-modul

 

Hittills har vi fått hänvisa till EU-kommissionens tjänst för att fylla i och återanvända det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet ESPD (European Single Procurement Document) och vi har förstått att många upphandlare upplever det som krångligt.

e-Avrop kommer att fortsätta fungera med EU-kommissionens tjänst men vi har i över ett halvårs tid utvecklat en helt ny ESPD-modul som möjliggör en helt integrerad hantering av ESPD i e-Avrop.

Att använda integrerad ESPD kräver att man gör upphandlingen med utvärdering online i systemet. ESPD blir då ytterligare ett steg i checklistan.

Läs mer om ESPD på Upphandlingsmyndighetens webbplats.

Priset för ESPD-modulen är 0 kr i licensavgift och 1 000 kr/månad i månadsavgift.

Beställning av ESPD-modul sker antingen genom att kontakta oss på e-Avrop eller genom att använda elektroniskt orderformulär on-line:

Till orderformulär för ESPD-modul


Förbättrad TED-annonsering

EU uppdaterar kontinuerligt kraven och formulären i databasen Tenders Electronic Daily (TED) för publicering av meddelanden om offentlig upphandling och e-Avrop utvecklar kontinuerligt vår integration med TED.

Ladda ner alla frågor & svar

Denna funktion ger möjlighet att ladda ner en sammanställning av frågor och svar direkt från fliken Frågor och svar.

Övriga förbättringar

Vi har dessutom gjort en hel del mindre förbättringar och ändringar som i många fall inkommit som förbättringsförslag från våra användare.

Användarträff 2017

I år planerar vi två användarträffar för att så många som möjligt ska kunna träffa oss, det blir ett tillfälle i Umeå och ett i Stockholm.

En mer detaljerad inbjudan kommer längre fram, men reservera datumen redan nu!

Umeå: onsdag 25 oktober 2017

Stockholm: tisdag 14 november 2017


 

Vi hoppas att du ska trivas med det nya e-Avrop och önskar trevlig sommar!

Med vänliga hälsningar,

Teamet på e-Avrop


e-Avrop tillhandahåller system- och metodstöd för offentlig upphandling.

e-Avrop AB | Birger Jarlsgatan 62 | 114 29 Stockholm | info@e-avrop.com

Vid frågor kontakta oss gärna på info@e-avrop.com
Copyright © 2017 e-Avrop AB

APRIL 2017 - Hektisk tid för upphandlare

Nyhetsbrev från e-Avrop

April 2017

Hektisk tid för upphandlare


Totalt antal upphandlingsannonser per månad enligt Upphandlingsmyndigheten
Under mars, april och maj publiceras det största antalet upphandlingsannonser, vilket gör dessa månader till den tid då e-Avrops användare har mest att göra. Inte för att de andra delarna av året är så värst lugna men det produceras cirka 20 procent fler upphandlingar per månad under denna tidsperiod.

 

e-Avrops Upphandlingskonsulter

Visst du att vi kan erbjuda avlastning genom våra erfarna upphandlingskonsulter?

e-Avrop AB tillhandahåller en gedigen kompetens och erfarenhet inom såväl praktiskt utförande som strategier och juridik på upphandlings- och avtalsområdet. Konsulterna på e-Avrop har en stor vana och mångårig erfarenhet av att leda upphandlingsprojekt med såväl få som många projektdeltagare. e-Avrops konsulter kan även fungera som bollplank för uppdragsgivarens egen personal i samband med upphandlingar och upphandlingsrelaterade frågor.

Ring 0708 875 036 eller mejla info@e-avrop.com för att få veta mer om våra konsulttjänster.


 

Lag om upphandling av koncessioner

LUK – för alla er som sitter och väntar på att få genomföra koncessionsupphandingar i enlighet med LUK (2016:1047) har vi glädjande nyheter.

LUK finns nu tillgänglig för alla e-Avrops användare. Vi kan samtidigt meddela att ni i e-Avrop kommer kunna genomföra koncessionsupphandlingar med valfritt förfarande, i enlighet med lagen.

 


 

Innovationspartnerskap

Nu finns det möjlighet att inrätta ett innovationspartnerskap i e-Avrop. Innovationspartnerskap får inrättas när den upphandlande myndigheten/enheten har behov av lösningar som inte finns på marknaden. Partnerskapet får enbart ingås med anbudsgivare som bedriver separat forsknings- och utvecklingsverksamhet. Endast det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet för användas som utvärderingsgrund. Dessutom ryms själva köpet av varan eller byggentreprenaden inom partnerskapet.

 


 

Nya funktioner

Uppdaterade rapporter

Avtalsrapporten i Excel har förbättrats. Nu får du bättre överblick i synnerhet om du också administrerar avtal i andra databaser än din egen.

Översiktsrapporten för upphandlingar har kompletterats så att den nu genererar en rapport som kopplar samman upphandlingen med vinnande anbud och listar dessa i enlighet med ditt urval.

Lås och nyckel

Adminstratörer kan nu slå på så att upphandlare kan välja hur säkerhetsfunktionen ska hanteras per upphandling. Ska det krävas inskickat inlämningsbevis för att anbuden ska kunna öppnas (med lås & nyckel) eller ska anbuden kunna öppnas efter sista anbudsdag utan lås och nyckel.

Support

En ny funktion för att kategorisera supportärenden har införts. Upphandlaren kan också bevilja e-Avrop tillgång upphandlingen om det behövs för att kunna lösa supportärendet. Denna funktion hittar du under Mina sidor/Support.

Avtalsuppföljning

Efter önskemål hos våra kunder som arbetar med avtalsuppföljning kan kollegor som inte är färdigregistrerade i systemet nu väljas som kvalitetsansvarig och avtalsägare.

Valuta

Från och med denna uppdatering väljer du valuta i upphandlingens grunduppgifter och inte som tidigare i utvärderingsmodulen. Vald valuta får genomslag i hela upphandlingen.

Kundkort

Ett kundkort har införts under Projekt/Översikt/Intressenter. När du klickar på användaren får du upp all information om användaren och företaget.


 

e-Avrop blir större

Vi vill passa på att hälsa våra senaste kunder välkomna till vårt upphandlingsstöd. Mariehamns stad, Svenska kraftnät, Vilhelmina fastighets AB, Västerås stad, Ålands landskapsregering, Ålands miljöservice, ÅDA och Ålands hälso- och sjukvård. Vi hoppas att kunna förenkla ert upphandlingsarbete och hjälpa er genomföra effektiva och affärmässiga upphandlingar.


 

Utbildningar

Våra kurser passar såväl nybörjare som rutinerade upphandlare.

Varmt välkomna på kurs hos e-Avrop. Här hittar du vårt aktuella kursutbud >

FEBRUARI 2017 - Nya upphandlingsregler från EU

 

Nyhetsbrev från e-Avrop

Februari 2017

Nya upphandlingsregler från EU

Efter årsskiftet har flera nya upphandlingsregler trätt i kraft. Många regler är av mindre betydelse medan andra innebär större förändringar. e-Avrop jobbar intensivt med att anpassa systemet efter alla relevanta regelförändringar och kommer fortlöpande under våren att införa flera viktiga ändringar. Nedan hittar du mer information om två viktiga förändringar.

En grundläggande princip i offentlig upphandling är att samtliga anbudsgivare erhåller samma information vid samma tillfälle. Därför har EU infört regler när s.k. TED-annonser får offentliggöras på nationell nivå. Reglerna återfinns i det klassiska direktivet artikel 52.1 och i försörjningsdirektivet artikel 72.1. I praktiken innebär reglerna att upphandlare inte får offentliggöra direktivstyrda annonser nationellt innan de offentliggjorts i TED-databasen. Om annonsen inte offentliggjorts i TED efter 48 timmar, från det att TED bekräftat att de mottagit annonsen, får upphandlaren under alla omständigheter offentliggöra annonsen på nationell nivå. Detta innebär att du som längts måste vänta 48 timmar innan du offentliggör annonsen på e-Avrop och er hemsida, förutsatt att du 48 timmar tidigare har annonserat i TED.


Som du säkert vet har de nya reglerna om ESPD trätt i kraft. EU-kommissionen har i sin genomförandeförordning bestämt att alla anbud i direktivstyrda upphandlingar ska åtföljas av ett ESPD. Detta innebär att du som upphandlare måste möjligöra för anbudsgivarna att inkomma med ett ESPD. Väldigt förenklat måste du skapa ett svarsformulär som du bifogar till dina övriga anbudshandlingar som anbudsgivarna sedan ska besvara.

Ett enkelt sätt att skapa ett sådant formulär, tills vi på e-Avrop har integrerat ESPD i vår tjänst, är att använda sig av kommissions elektroniska ESPD-tjänst (eESPD) som ni når via följande länk:  https://ec.europa.eu/tools/espd/filter?lang=sv.

Lathund för förstagångsanvändning av kommissionens tjänst eESPD :

  1. Välj att ni är en upphandlande myndighet eller en upphandlande enhet.
  2. Välj skapa ett nytt upphandlingsdokument. (nästa gång, när ni redan skapat ett ESPD kan ni istället välja att ”återanvända ett befintligt” ESPD som ni då laddar upp i tjänsten)
  3. I fältet ”var finns din myndighet” väljer du Sverige (ett tips, tryck ner bokstaven T så kan du se Sverige i listan utan att behöva scrolla igenom halva världens länder)
  4. Tryck sedan på ”nästa”, som ni finner längst ner på sidan.
  5. Fyll i meddelandenummer på den annons ni skapat i TED-databasen. (ex.2017/S 020-034018).
  6. Ange det officiella namnet för er myndighet i fältet ”officiella namnet”. Ex. Dorotea Kommun
  7. Ange i fältet ”Titel” er benämning på upphandlingen. Ex. Inköp av tre personbilar.
  8. Ange i fältet ”kort beskrivning” en kort beskrivning vad upphandlingen avser. Ex. Inköp av tre röda personbilar för hemtjänsten.
  9. Ange eventuellt referensnummer för upphandlingen.
  10. Tryck på nästa.
  11. Du har nu kommit till formulärets tredje del som är uppdelad i fyra olika sektioner (A, B, C & D).
  12. Sektion A samt B omfattar de obligatoriska uteslutningsgrunderna och är alltid förbockade.
  13. Sektion C omfattar friviliga uteslutningsgrunder. Bocka för de punkter ni anser relevanta för er upphandling. Om ni inte anser att några punkter är relevanta så väljer ni inga punkter.
  14. Sektion D omfattar Nationella uteslutningsgrunder. Om ni anser att det föreligger några lämpliga nationella uteslutningsgrunder bocka för denna sektion och förslagsvis ange de nationella uteslutningsgrunderna i upphandlingsdokumenten.
  15. Tryck på nästa.
  16. Du har nu kommit till formulärets fjärde del avseende upphandlingens urvalskriterier som är uppdelad i fyra olika sektioner.
  17. Om ni vill att anbudsgivarna endast en gång (med en kryssruta) ska kunna intyga att de uppfyller samtliga krav i den fjärde delen bockar ni för sektion a ”Den ekonomiska aktören uppfyller alla urvalskriterierna i meddelandet eller i de upphandlingsdokument som meddelandet hänvisar till.”
  18. Bocka för de punkterna i sektion A, B, C & D som ni anser relevanta för er upphandling. Om ni inte anser att några punkter är relevanta så väljer ni inga punkter.
  19. Tryck på nästa.
  20. Scrolla ner och tryck på spara. Nu kan du välja att spara ner din ESPD-fil lokalt på datorn (den kommer benämnas ESPD-request). Alternativ kan du klicka på ”Översikt” scrolla ner till slutet av översikten och trycka på ”download as” välj XML format och spara filen lokalt på din dator.
  21. Bifoga filen i e-Avrop så att anbudsgivarna kan ladda ner filen för att senare ladda upp filen i eESPD-tjänsten och besvara er ESPD. Anbudsgivaren sparar därefter filen lokalt och bifogar filen (benämns då som ESPD-response) till sitt anbud i e-Avrop.

 

Lycka till med alla era kommande upphandlingar önskar vi på e-Avrop Teamet.

 

JANUARI 2017 - Nya tilldelningsgrunder, förhandsinsyn

 

Nyhetsbrev från e-Avrop

Januari 2017

Nya tilldelningsgrunder

Benämningen ”Lägsta pris” och ”Ekonomiskt mest fördelaktiga” försvinner.

Från och med årsskiftet är alla utvärderingsmodeller benämnda som Ekonomiskt mest fördelaktiga. Inom begreppet Ekonomiskt mest fördelaktiga finns nu 3 tilldelningsgrunder.

  1. Pris
  2. Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet
  3. Kostnad

Det kan vara svårt att förstå vad den nya benämningen tillför. Det betyder i allt väsentligt samma sak som tidigare.

Ur ett systemperspektiv är tilldelningsgrunderna Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet och Bästa kostnad samma sak som det vi tidigare kallade för ekonomiskt mest fördelaktiga. Det vill säga utvärdering med någon form av kvalitet eller livscykelkostnad. Nummer 1, Bästa pris är identiskt med det vi tidigare kallade Lägsta pris.


Förhandsinsyn

En ny annonsfunktion finns nu att tillgå för förhandsinsyn. Den kan ske både nationellt och i TED.

Förhandsinsyn kan användas om den upphandlande myndigheten eller enheten anser att den får upphandla:

– utan föregående annonsering (4 kap. 5-9 §§ LOU respektive 4 kap. 2-3 §§ LUF)
– direktupphandla (15 kap. 3 § andra stycket LOU och LUF) på grund av att det föreligger någon undantagssituation.


Annonsera i TED

Annonsera i TED och annonsera nationellt (www.e-avrop.com) har bytt plats i cheklistan. Anledningen är att från och med årsskiftet får ingen nationell annonsering ske innan upphandlingen publicerats i TED.

Då TED-annonsen existerar innan upphandlingen publicerats så finns inga dokument på angivna länkar i TED var i från underlaget kan hämtas. Dessa blir aktiva först när upphandlingen annonserats nationellt på e-Avrop.

——–

9 § En upphandlande myndighet eller enhet får inte på egen hand publicera eller på något annat sätt offentliggöra innehållet i en annons enligt 2 § första stycket innan den har publicerats av Europeiska unionens publikationsbyrå.


Övrigt

  • I 2-steggsförfaranden kunde man tidigare skicka meddelande till prenumeranter. Denna möjlighet är borttagen från Frågor & Svar. Fortsättningsvis får man göra det under Dokument/e-post.
  • PDF-filer under rapporter som visar utvärdering och anbud  har uppdaterats så att dom alltid speglar utvärderingen.
  • Nu kommer leverantören åt sitt avtal för ändringsbegäran även om avtalet bara ska visas för upphandlare.
  • Nu är det tillåtet att ange valfri e-postadress för återkoppling vid avtalsuppföljning. Syftet är att låta personer med ”slavdatabaser” få insyn i avvikelser/uppföljning av avtal.

Visste du att…

Du gör allt arbete redan i dag som krävs på att avsluta en upphandling med auktion.

När du kommer till steget tilldelning låter du leverantörerna lägga nya bud i en auktion i stället för att bara skcka ut tilldelningsmeddelandet. Först efter att auktionen är avslutad tilldelar du.

e-Avrops modul för att avsluta en upphadnling med auktion är helt integrerad i ckeklistan och skapar alla nödvändiga dokument till annonsen.

SEPTEMBER 2016 - TED, auktioner och affärsmodeller

Nyhetsbrev från e-Avrop

September 2016

Vi genomför nu en slutlig uppdatering av TED:s nya protokoll 2.09 för annonsering. Det innebär en större automatisering och enklare annonsering jämfört med tidigare. Vi startar också den öppen diskussion om affärsmodeller och krav på upphandlaren.

Annonsera i TED

Annonsering i TED är nu en integrerad del av upphandlingsprocessen. Om upphandlingen ska annonseras dyker förannonsering, annonsering och efterannonsering upp i upphandlingens checklista.

Börja med att fylla i och kontrollera din TED-profil. Den hittar du på Mina sidor/Profil fliken TED. Dessa uppgifter är allmänna uppgifter som används av TED. Du behöver bara fylla i dessa uppgifter en gång.

När du gör ett upphandlingsprojekt som ska annonseras i TED är annonsen redan klar när du kommer till steget förannonsering, annonsering eller efterannonsering, förutsatt att du fyllt i alla grunduppgifter och dateringar.

Du kan även annonsera upphandlingar i TED där annonseringen inte är obligatorisk. Genom att välja alternativet Annonsera i TED.

Detta alternativ ska användas om man exempelvis önskar efterannonsera upphandlingar utan föregående annonsering.

Affärsmodeller i offentlig upphandling

Som privatpersoner är vi alla affärsmän och kvinnor. Vi har inga problem med att köpa både det ena och andra. Det är ofta både enkelt och roligt. Varför är det då så komplicerat att göra samma sak på jobbet?

Nedan är länkar till en samling artiklar på inköpsrådet som handlar om detta. Syftet är att starta en diskussion om hur våra affärsmodeller ser ut och vilken konsekvens det får. Du kan både läsa och tycka till via kommentarsfältet. Samlingen kommer att utökas vart efter.

Upphandlare kan inte stävja ekonomisk brottslighet
Optioner inbjuder till osund strategisk budgivning
Problem med viktade upphandlingar

Upphandling med avslutande Auktion

Tänk om den privata marknaden, bostadsmarknaden, el, bensin och råvaror mm fungerade som den offentliga. Man fick bara lägga ett hemligt bud som öppnades på ett visst datum. Ingen marknad skulle fungera under dessa förutsättningar.

Som tur är får vi numera avsluta alla upphandlingar i auktion. En anpassning av tveksamma offentliga rutiner till beprövade och fungerande privata.

Läs mer här om varför auktion alltid bör användas.